跨境電商打破傳統(tǒng)的商務談判、商品交易會以及博覽會的時間和地點諸多因素限制，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺把傳統(tǒng)外貿(mào)的“詢盤-發(fā)盤-還盤-接受”等交易環(huán)節(jié)全部實現(xiàn)電子化，通過在平臺上進行商品發(fā)布、圖片展示、視頻播放、店鋪裝修等工作，來引起采購商看到產(chǎn)品信息后對產(chǎn)品感興趣并發(fā)出詢盤。當采購商向賣家發(fā)出詢盤后，在阿里巴巴國際站B2B平臺的賣家要想實現(xiàn)與客戶進行直接洽談，最好的捷徑是用“外貿(mào)郵”來與買家進行有效地溝通。
“外貿(mào)郵”是阿里巴巴為開通國際站的企業(yè)提供的一個專門進行郵件管理的企業(yè)郵箱，它的主要功能有：一是實時接收海外買家的詢盤；二是直接在后臺對來自海外買家詢盤的回復；三是對海外買家詢盤進行分類和管理；四是掌握買家采購動向和意圖，在郵件的頁面左側類目，賣家可以看到買家的檔案，包括“基本信息”“行為記錄”“關注行業(yè)”“活躍程度”等；五是業(yè)務經(jīng)理可以對詢盤進行分配，給不同外貿(mào)業(yè)務員操作跟蹤處理。但是，阿里巴巴國際站規(guī)定供應商要開通使用“外貿(mào)郵”，必須具備兩個條件：一是企業(yè)必須有獨立的域名，二是必須繳納年費成為阿里巴巴供應商會員。按照這五個步驟去申請開通“外貿(mào)郵”：第一步：在申請頁面輸入框直接公司郵箱；第二步：對已有域名進行MX解析；第三步：通過主賬號登陸“My Alibaba”，在類目找到“商機管理中心”，然后點擊“詢盤”，在導航欄找到“設置”點擊“郵箱域名管理”申請開通；第四步：點擊“添加”后進入“域名驗證”；第五步：域名驗證完成以后，就可以對應賬號添加域名郵箱。點擊“開通”，顯示開通成功。
開通“外貿(mào)郵”之后，首先打開阿里巴巴后臺“My Alibaba”頁面,然后在頁面左側類目欄找到“商機管理中心”，點擊導航欄中的“詢盤”進入詢盤管理后臺，看到了買家的一些基本信息。例如，公司負責人的名字、是否在線、電話、郵箱、國家或地區(qū)等（如果買家填寫這些信息就會顯示），如果買家屬于“會員客戶”，平臺的系統(tǒng)數(shù)據(jù)就會顯示其最近三個月在阿里巴巴國際站的天數(shù)，以及有多少賣家把其添加標注為“會員”的數(shù)量。如果把這個信息添加為“我的客戶”之后，該操作不僅會在平臺系統(tǒng)的“行為數(shù)據(jù)”記錄一次，更重要的是，平臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)會把最近三個月該客戶在國際站“產(chǎn)品瀏覽”的次數(shù)、瀏覽了多少產(chǎn)品和種類、“有效詢價的發(fā)出”數(shù)量、該客戶發(fā)出的詢盤信已被多少個賣家歸類為“垃圾詢盤”或者“垃圾詢價”等信息顯示出來。查看到這些信息之后，如果以后經(jīng)常收到該客戶的信息，就可以直接把他拉到“垃圾詢盤”；如果覺得這個客戶有明確的采購愿意，也可以標注為“有效采購需求”。當一些買家在采購搜索中關鍵詞不設置“隱藏”功能時，也可以通過點擊“買家最近搜索”，了解這一類買家最近都常用那些“關鍵詞”進行產(chǎn)品搜索和瀏覽類目，從而實時掌握該買家最近采購成交商品的類型、需求偏好、對賣家有何要求、年采購商品數(shù)量等信息。由此可見，“外貿(mào)郵”給出口商帶來的各種好處是傳統(tǒng)外貿(mào)方式無法比擬的，這也是它深受賣家青睞的重要原因。
B2B的出口商、進口商、經(jīng)銷商、代理商、批發(fā)商等貿(mào)易商都是以企業(yè)名義進行的商品交易活動，因此買家的求購信息都是以發(fā)郵件詢盤為主，而這些詢盤郵件都會發(fā)到賣家在阿里巴巴國際站后臺設置的“外貿(mào)郵”，賣家在這里可以接收和回復客戶的郵件，并從中可以對海外客戶進行分類管理等。例如，在阿里國際站平臺旺鋪發(fā)布產(chǎn)品后，如果某一位英國買家在阿里巴巴前臺搜索的時候看到該產(chǎn)品正是他想采購的T-Shirt，那么他可以在線直接往公司的“外貿(mào)郵”發(fā)詢盤信或者下單采購。當收到該買家的詢盤后，首先要對這封詢盤信進行分析確定如何回復后，就在“外貿(mào)郵”的頁面上點擊“詢盤回復”，根據(jù)詢盤內(nèi)容起草一個訂單，按照輸入框要求填寫完成，檢查無誤以后，點擊“發(fā)送”，這樣賣家所填寫的詢盤回復內(nèi)容，就全部發(fā)送到這位英國買家的郵箱。而當這位英國買家回復的時候，詢盤的內(nèi)容也會在賣家外貿(mào)郵的頁面展示出來。
